Clases particulares en Navidad: cobros, bonos y calendario

“¿Te pago diciembre entero si mi hija solo va a venir dos semanas?”. Si das clases a alumnos de colegio o instituto, esa pregunta te llega cada año, casi siempre cuando ya tienes la agenda cerrada y poco margen para pensar.

Esta guía te deja preparadas las respuestas. Verás tres maneras de cobrar el mes, qué hacer con los bonos, cuándo compensa un intensivo y un mensaje que puedes copiar para avisar a las familias. Al final, cómo se monta todo en el calendario sin rehacerlo a mano.

¿Qué cambia en diciembre para un profesor particular?

Tus clases siguen el calendario escolar de tus alumnos, y ese calendario lo fija cada comunidad autónoma. Antes de nada, mira el de la tuya en la web de su consejería de educación: las fechas de fin del primer trimestre y de vuelta en enero cambian de una comunidad a otra, y a veces de un curso a otro.

Con las fechas delante, el mes se parte en dos. Si tus alumnos tienen exámenes de la primera evaluación antes de las vacaciones, la primera parte es de mucho trabajo. La segunda es vacaciones: familias que viajan, horarios que se rompen y alumnos que desaparecen hasta enero.

El problema no es la caída de clases. El problema es que tu forma de cobrar casi nunca se pensó para un mes partido.

¿Cobro la mensualidad entera de diciembre?

Depende de lo que pactaste en septiembre. Hay tres modelos que funcionan, y uno que no: decidirlo ahora y aplicarlo sin avisar.

Para compararlos, pongamos un ejemplo ilustrativo: un alumno con dos clases semanales a 20 € la clase. En un mes normal de cuatro semanas son 8 clases y 160 €. Supón que en diciembre, por las vacaciones, solo hay clase dos semanas y media: 5 clases.

Opción 1: cuota fija que ya reparte las vacaciones

Calculas en septiembre las clases reales del curso, las multiplicas por tu precio y repartes el total entre los meses que cobras. Diciembre cuesta lo mismo que octubre, y nadie pregunta, porque las vacaciones ya estaban descontadas en la cuota.

Es el modelo más tranquilo para los dos lados. Exige hacer la cuenta al principio y dejarla escrita, por ejemplo en tu contrato de clases particulares. Si este curso no lo hiciste, no lo apliques en diciembre: apúntalo para septiembre.

Opción 2: cobrar por clases dadas

Diciembre se cobra por las clases que hay. En el ejemplo, 5 clases y 100 € en vez de 160 €. Es lo más fácil de explicar y lo que menos discusiones genera, pero te deja un mes flojo justo antes de gastos de fin de año. Si tus ingresos de diciembre te preocupan, mira las ventajas de cobrar por adelantado con bonos de varias semanas.

Opción 3: mensualidad entera y las clases que faltan, en enero

Cobras los 160 € y las 3 clases que no se dan se recuperan en enero. Funciona con alumnos que tienen examen o recuperación a la vuelta. Falla cuando tu agenda de enero ya está llena: acabas debiendo clases que no tienes hueco para dar, y la deuda se arrastra hasta Semana Santa.

Lo que yo haría: opción 2 este curso, porque es la única que no exige un pacto previo, y opción 1 desde septiembre para todos los alumnos nuevos.

¿Qué pasa con las clases de un bono en vacaciones?

Un bono se consume cuando hay clase, así que las vacaciones no deberían gastarlo. Si tienes bonos de clases, revisa tres cosas antes de diciembre:

• Sesiones ya programadas en vacaciones. Si tu calendario genera las clases de varias semanas de golpe, puede haber clases puestas en fechas sin colegio. Quítalas con tiempo para que las clases pagadas vuelvan al saldo del alumno.
• Caducidad. Si tus bonos caducan a las X semanas, alarga el plazo por los días de vacaciones o dilo por escrito al vender el bono. Que un bono caduque mientras el alumno estaba de viaje es una queja fácil de evitar.
• Saldo a la vuelta. Comprueba qué alumnos acaban el año con clases a favor o con clases sin pagar, y díselo antes de las vacaciones, no en enero.

Las cancelaciones de diciembre las provocas tú al fijar el calendario, no el alumno. Por eso no deberían pasar por tu política de cancelación: la clase se devuelve siempre.

¿Compensa ofrecer un intensivo de repaso?

Compensa si tienes alumnos con un examen o una recuperación justo a la vuelta, y si a ti te apetece trabajar esos días. Si no se cumplen las dos cosas, no lo ofrezcas.

Si lo ofreces, que sea un producto distinto del curso:

1. Fechas cerradas y pocas sesiones, por ejemplo tres o cuatro en una semana.
2. Un objetivo concreto: el examen de enero, la recuperación de una asignatura, un tema.
3. Precio propio y pago por adelantado, separado del bono del curso.
4. Plazas limitadas, para no regalar tus únicos días libres del trimestre.

Si el alumno llega a diciembre con la primera evaluación torcida, el trabajo de fondo está en el refuerzo del primer trimestre. El intensivo solo funciona como empujón final, no como sustituto.

Plantilla para avisar a las familias

Mándalo en noviembre, antes de que las familias cierren viajes, y recuérdalo una semana antes de las vacaciones. Cambia lo que va entre corchetes:

Hola, [nombre]. Os paso el calendario de Navidad para [alumno]: no hay clase del [día] de diciembre al [día] de enero, ambos incluidos. La primera clase después de las vacaciones será el [día y hora].

Diciembre se cobra por las clases que demos: [n] clases, [importe] €. Las clases del bono que caían en vacaciones quedan en vuestro saldo para enero.

Si [alumno] tiene examen o recuperación a la vuelta, este año ofrezco un repaso intensivo los días [fechas], con plazas limitadas. Decidme algo antes del [fecha] si os interesa.

Tres datos y una pregunta cerrada. A los alumnos adultos, que no siguen el calendario escolar, quítales la primera frase y pregúntales qué días quieren parar. Para el seguimiento del resto del curso, te sirve la guía de comunicación con los padres de tus alumnos.

Cómo se organiza en tusalumnos.com

El aviso lo escribes tú. Lo que cambia es que no tienes que rehacer la agenda ni llevar la cuenta de créditos a mano. El orden que te recomiendo:

1. Pausa los horarios semanales antes de que lleguen las vacaciones. En la ficha de cada alumno, pulsa Configurar y, en Horarios semanales, desmarca la casilla Activa. La app genera las clases de las próximas semanas a partir de esos horarios: si los pausas a principios de diciembre, no llega a crear clases en fechas sin colegio y no tienes nada que cancelar.
2. Cancela las clases pagadas que ya estuvieran creadas. Si la clase estaba pagada y la cancelas con más de 24 horas de antelación, el crédito vuelve solo al saldo del alumno. Usa cancelar y no eliminar, para que quede en su historial. Cada cancelación manda a la familia un aviso por WhatsApp si ha aceptado recibir mensajes, así que mándales antes tu mensaje de Navidad.
3. Revisa una a una las que estaban pendientes de pago. Cancelar una clase pendiente no le devuelve nada al alumno: la clase sigue contando como deuda en su saldo, y el aviso automático que recibe la familia es el de cancelación por falta de pago. Antes de cancelarlas, habla con la familia y decide si esa deuda se queda o la compensas en enero.
4. Anula los huecos de esas fechas. Con las clases ya fuera, pulsa cada hueco teal de las vacaciones en el calendario y confirma que no estás disponible. Se queda en gris y el bot de WhatsApp deja de ofrecerlo para reservar. Un hueco que todavía tiene clase no se puede anular: por eso va después de cancelar.
5. Crea los huecos del intensivo. Con el botón Añadir hueco creas huecos puntuales en fechas concretas. Aparecen en violeta y no tocan tu horario semanal.
6. Reactiva los horarios cuando acaben las vacaciones. Al volver a marcar Activa, la app genera clases desde ese mismo día. Hazlo cuando ya no quede por delante ningún día de vacaciones con clase en tu horario, o te creará clases en fechas sin colegio.

El pago del intensivo se registra en la ficha del alumno con las clases que incluye. Si el alumno tenía clases pendientes de cobro, ese pago las salda primero, de la más antigua a la más reciente: cuéntalo al decirle el importe.

Durante las vacaciones, las familias pueden escribir saldo u horario al bot de WhatsApp y ver las clases que les quedan y las próximas fechas, sin registrarse en nada. Basta con que escriban desde el número que tienes en la ficha y hayan aceptado los mensajes. Eso ahorra la ronda de “¿cuántas clases me quedan?” de la primera semana de enero. Si quieres ver más usos del bot, tienes la guía de recordatorios automáticos.

Lo que esto no resuelve

• No manda el aviso por ti. tusalumnos.com no envía mensajes de texto libre a todas las familias a la vez: el mensaje de Navidad lo mandas tú desde tu WhatsApp.
• No cobra. Los pagos se registran, no se procesan: el dinero te llega por transferencia, Bizum o efectivo, como hasta ahora.
• No decide tu política. Si cobras diciembre entero o por clases es una decisión tuya y de lo que pactaste. La herramienta lleva la cuenta, pero no arregla un pacto que no existe.

En resumen

Diciembre se complica por cómo cobras, no por las vacaciones. Esta semana elige una de las tres formas de cobrar el mes, revisa qué clases de bono caen en fechas sin colegio y deja la plantilla preparada para mandarla en noviembre.