Gastos deducibles del profesor particular autónomo

La parte fiscal es la que más pereza da a los profesores particulares. El día a día —preparar clases, gestionar alumnos, cobrar pagos— absorbe el tiempo, y el IRPF queda para cuando ya no queda más remedio: en enero, con los papeles sobre la mesa y sin haber guardado ni la mitad de los justificantes. El coste de esa dejadez no es solo stress: es pagar más impuestos de los necesarios porque no se han documentado los gastos deducibles.

Esta guía no es asesoramiento fiscal —para eso existe tu gestor—, pero sí te da el mapa de qué gastos tienes derecho a deducir, por qué, y cómo llevar el registro de forma que el trabajo de tu gestor cueste menos y los resultados sean mejores.

El marco fiscal del tutor particular en España

Epígrafe IAE 826 y alta como autónomo

El tutor particular que ejerce de forma habitual y recibe ingresos por ello tiene obligación de darse de alta en Hacienda y en la Seguridad Social. El epígrafe del IAE más habitual es el 826 — Profesores e instructores, que cubre tanto la docencia en academias como las clases particulares a domicilio o en línea. Al presentar el modelo 036 o 037 para el alta censal, este código va en el apartado de actividades económicas.

El régimen general de tributación en IRPF para profesores particulares es la estimación directa simplificada: pagas impuestos sobre la diferencia entre ingresos y gastos deducibles, con unas tablas de amortización simplificadas y el famoso 5% adicional de difícil justificación. La estimación objetiva (módulos) no aplica al epígrafe 826.

IVA: en la mayoría de casos, exento

El artículo 20.1.9º de la Ley del IVA exime de IVA la enseñanza de materias que figuran en los planes de estudios reglados cuando la imparte directamente el profesor al alumno. Si das clases de matemáticas, inglés, física, historia, música o cualquier asignatura de los planes de estudios —y lo haces tú directamente, no a través de una empresa interpuesta—, no debes repercutir IVA. Tus facturas van sin IVA y no tienes que presentar el modelo 303.

La exención no aplica en todos los casos. Si impartes formación empresarial, coaching o contenidos que no forman parte de planes educativos reglados, puedes quedar fuera de la exención. Para situaciones mixtas, consulta con tu gestor antes de decidir cómo facturar.

Gastos deducibles: la lista completa

1. Cuota de autónomo (RETA)

La cuota mensual a la Seguridad Social es 100% deducible. Es el gasto más fácil de justificar —Hacienda lo sabe y no lo cuestiona— y también suele ser uno de los más grandes. En 2026, con el sistema de cotización por ingresos reales, la cuota varía según tu tramo: desde €230 para los tramos más bajos hasta €590 para los más altos. Guarda los justificantes de pago mensuales (los extractos bancarios valen).

2. Material didáctico y libros

Libros de texto, fotocopias, material de papelería, cuadernos, rotuladores y cualquier otro material que uses directamente en la docencia son deducibles. La condición es que estén vinculados a la actividad: un libro de física para preparar las clases sí; el mismo libro comprado como lectura personal, no. Guarda la factura o ticket (con tu NIF si el importe supera €40 o quieres recuperarlo sin discusión).

3. Software y herramientas digitales

Las herramientas que usas para gestionar tu actividad —aplicaciones de calendario, gestión de alumnos, edición de documentos, videoconferencia— son deducibles como gasto de explotación. Esto incluye suscripciones a Google Workspace, Zoom o la herramienta que uses para gestionar tus alumnos como profesor particular. Lo importante es que la suscripción esté a tu nombre o CIF y que el gasto sea recurrente y documentado (factura electrónica o cargo en cuenta con descripción clara).

4. Teléfono e internet

Si usas el móvil para comunicarte con alumnos, gestionar reservas o dar clases en línea, puedes deducir la parte proporcional de la factura. Lo mismo aplica a la conexión a internet del domicilio. Hacienda acepta la afectación parcial: si estimas que usas el móvil un 60% para la actividad docente, ese 60% de la factura es deducible.

El porcentaje que declares tiene que ser razonable y coherente. Un tutor con diez alumnos que declara el 90% del teléfono genera más fricción en una revisión que uno que declara el 40%. Documenta el criterio una vez y aplícalo de forma consistente año a año.

5. Transporte

Si das clases a domicilio, los desplazamientos a casa de los alumnos son deducibles. Puedes usar el kilometraje a precio oficial (0,26 €/km en 2026) o los gastos reales de transporte público (tickets y tarjetas). Los desplazamientos entre tu domicilio habitual y el primer alumno del día tienen tratamiento diferente al del resto —consulta con tu gestor si tu volumen de desplazamientos es alto.

Para los tutores que dan clases online exclusivamente, el transporte no aplica. Para los mixtos, lleva un registro claro de qué días vas a domicilio y de cuántos kilómetros recorres; una hoja de ruta mensual o el historial de Google Maps son suficientes como soporte.

6. Espacio de trabajo en el domicilio

Si usas una parte de tu casa de forma exclusiva y habitual para tu actividad docente —un despacho, una sala de estudio donde recibes alumnos— puedes deducir el porcentaje proporcional de los gastos del hogar: alquiler o amortización de hipoteca (solo los intereses si hay hipoteca), comunidad, IBI, suministros de luz y agua.

El criterio habitual es el porcentaje de metros cuadrados del espacio afecto sobre el total de la vivienda. Si tu despacho ocupa 12 m² en un piso de 80 m², el 15% de los gastos del hogar sería deducible. La palabra clave aquí es “exclusiva”: un salón que también uses como comedor no cumple el requisito. En la práctica, muchos tutores no aplican esta deducción por miedo a complicaciones; si tienes un espacio realmente dedicado, merece la pena discutirlo con tu gestor.

7. Formación

Cursos, másters, certificaciones y talleres relacionados con tu actividad docente o con el área que impartes son deducibles. Un curso de didáctica, un posgrado en tu materia o incluso un taller de productividad para profesores cuentan. La formación puramente personal (un curso de cocina, un idioma sin relación con lo que enseñas) no es deducible.

Si tienes acceso a formación bonificada a través de FUNDAE como autónomo, recuerda que el crédito formativo no es acumulable: lo que no uses en el año se pierde. La formación bonificada tiene sus propios formularios y plazos, pero el principio de deducibilidad aplica igual.

El 5% de gastos de difícil justificación

En estimación directa simplificada existe una partida especial: el artículo 30.2 del Reglamento del IRPF permite deducir el 5% del rendimiento neto previo en concepto de gastos de difícil justificación. El tope es €2.000 al año.

Esto significa que si tu rendimiento neto antes de este ajuste es €30.000, tienes derecho a deducir €1.500 adicionales sin necesidad de presentar ninguna factura ni ticket. Si es €50.000, el 5% serían €2.500, pero el límite legal es €2.000, así que ahí queda.

Esta partida no es “inventarte” gastos: es un reconocimiento legal de que los autónomos siempre tienen gastos menores que no se pueden justificar documentalmente (aparcamiento sin ticket, material comprado en mercadillos, consumibles pequeños). Se aplica automáticamente en el cálculo del rendimiento neto; no tienes que hacer nada especial para activarla, más allá de tributar en estimación directa simplificada.

Lo que NO puedes deducir (errores frecuentes)

Tener claridad sobre lo que no es deducible evita sustos en una revisión:

• Gastos personales mezclados con la actividad. Una comida con un alumno donde se habla de clase puede ser deducible; la misma comida con un amigo el mismo día, no. Hacienda no acepta gastos de representación sin documentación clara del propósito profesional.
• Equipamiento de uso mixto sin afectación proporcional. Un ordenador portátil que usas para trabajar y para ocio no es 100% deducible. La afectación tiene que ser proporcional y documentada.
• Material para asignaturas que no impartes. Si eres tutor de matemáticas, un libro de historia que compras por interés personal no pasa el filtro, aunque lo uses en clase alguna vez.
• Ropa de trabajo “de calle”. A diferencia de profesiones con uniforme obligatorio, los tutores no pueden deducir la ropa que usan para dar clase si es ropa de calle normal.
• Multas y sanciones. Nunca deducibles, independientemente del motivo.

Cómo llevar el registro de gastos durante el año

El trabajo más tedioso no es la declaración en sí: es llegar a enero sin haber guardado los justificantes. El remedio es simple pero requiere disciplina: un sistema de registro mensual que tarde menos de diez minutos.

La estructura mínima que funciona: una carpeta digital (Google Drive, iCloud, lo que ya uses) con subcarpetas por mes, y dentro de cada mes los tickets y facturas escaneados o fotografiados. Cada vez que haces un gasto relacionado con la actividad, lo fotografías antes de tirar el papel. Para los gastos recurrentes —cuota de autónomo, software, teléfono— el extracto bancario con descripción es suficiente.

Si tienes más de diez alumnos, lleva también un registro de ingresos por mes. Llevar la cuenta de las clases particulares detalla cómo hacerlo sin necesidad de herramientas complejas. Con ingresos y gastos documentados mes a mes, la reunión con tu gestor en enero pasa de dos horas a veinte minutos.

Si emites facturas —porque tienes algún cliente empresa o academia que te las solicita—, la guía de factura electrónica para profesores particulares explica qué herramientas usar y cómo cumplir con la facturación electrónica obligatoria desde 2025.

Prompt para preparar la reunión con tu gestor

Una de las formas más eficaces de aprovechar la IA para la parte fiscal es preparar la reunión con tu gestor: organizar los datos que tienes, formular las preguntas adecuadas y llegar con el contexto listo para no perder tiempo explicando lo básico. Este prompt te ayuda a hacer exactamente eso:

Sustituye los datos entre corchetes antes de pegarlo. El resultado típico incluye un desglose de gastos, una estimación del rendimiento neto y una lista de preguntas ordenadas por relevancia. Úsalo como punto de partida, no como dictamen: la IA puede cometer errores en importes específicos o en la aplicación de casos particulares, y tu gestor tiene la última palabra.

Cuándo cambiar de régimen o de situación

La mayoría de tutores particulares funcionan bien en estimación directa simplificada durante toda su vida profesional. Pero hay situaciones que conviene revisar con tu gestor:

• Superas €30.000 de ingresos anuales y tus gastos reales son bajos: puede valer la pena explorar una estructura societaria.
• Empiezas a trabajar con empresas o academias que te piden facturas con IVA o retención de IRPF: tu situación fiscal cambia y hay que actualizar el modelo 036.
• Tienes empleados o colaboradores que trabajan bajo tu dirección: hay obligaciones adicionales de retención e ingreso a cuenta.
• Ofreces formación bonificada a empresas: el tratamiento fiscal puede diferir del de la clase particular directa.

En cualquiera de estos casos, la solución no es buscar más información en Google: es sentarte con un gestor fiscal que conozca la actividad docente. Los errores fiscales no solo cuestan dinero —también tiempo, papeleos y en el peor caso, recargos e intereses.

Lo que sí puedes hacer tú mismo es mantener el registro de ingresos y gastos actualizado durante el año. Si llevas el cobro de las clases particulares organizado y los justificantes de gasto guardados, la declaración deja de ser una pesadilla anual para convertirse en un trámite de media mañana.