Factura electrónica profesor particular: guía 2026

A Carmen, profesora de inglés autónoma en Madrid con 22 alumnos, le llegó hace tres semanas un correo de su gestor titulado «URGENTE: cambio obligatorio de software antes de julio». En el texto se mezclaban Verifactu, factura electrónica, Ley Crea y Crece y «sanciones de hasta 50.000 €». Carmen llevaba años emitiendo recibos en PDF con una plantilla de Word, y de repente le decían que tenía que migrar a un software certificado en menos de dos meses.

Esa misma semana habló con dos compañeras del sector. Una le dijo que sí, que era inminente. La otra le dijo que se lo habían vuelto a aplazar un año. Las dos tenían razón a medias. El objetivo de este artículo es deshacer el lío con datos verificables, fechas concretas y una conclusión honesta para tu caso particular como profesor autónomo.

Tres cosas distintas que se confunden todo el rato

El 90 % del ruido viene de mezclar tres normativas que regulan cosas diferentes, tienen fechas diferentes y te afectan de forma diferente. Vamos una a una.

1. Verifactu — sistema de verificación de la AEAT

Verifactu es un sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que tu software de facturación genere registros encadenados, firmados con hash, con código QR en cada factura y la posibilidad — voluntaria u obligatoria, según configures — de remitir esos registros en tiempo real a la AEAT.

Aplica a todo software de facturación usado por autónomos y empresas en España, independientemente de a quién factures (padres, academias, otra empresa). No exige que la factura sea electrónica en sentido estricto — puede seguir siendo en PDF —, exige que el programa que la genera cumpla los requisitos técnicos del Reglamento (huella digital, no manipulación, QR).

Fechas vigentes a mayo de 2026, tras la prórroga del Real Decreto-ley 11/2025 aprobado el 2 de diciembre de 2025:

• Sociedades (SL, SA): obligatorio desde el 1 de enero de 2027.
• Autónomos personas físicas: obligatorio desde el 1 de julio de 2027.

Antes de la prórroga las fechas eran 1 de enero y 1 de julio de 2026. Si oyes a alguien hablar de «julio de 2026», está usando la versión antigua.

2. Factura electrónica B2B — Ley 18/2022 (Crea y Crece)

La Ley Crea y Crece obliga a que toda factura emitida entre empresas y profesionales (relación B2B) sea electrónica en formato estructurado (Facturae XML, UBL, EDI o similares), no un PDF firmado. El objetivo declarado es reducir la morosidad y mejorar el seguimiento del pago.

Tras el desarrollo reglamentario aprobado en marzo de 2026, las fechas son:

• Empresas con facturación anual > 8 M€: julio de 2027.
• Resto de empresas y autónomos: julio de 2028.

Punto crítico para profesores particulares: la Ley Crea y Crece sólo afecta a relaciones B2B. Una factura emitida a un padre o madre de alumno (B2C) no entra en su ámbito. Puedes seguir emitiéndola en papel, en PDF o como te plazca. Lo único que cambia es el software con que la generas (Verifactu, otra cosa).

3. Modelos 130 y 303 — las obligaciones de siempre

Independientemente de Verifactu y Crea y Crece, sigues con tus obligaciones tributarias clásicas:

• Modelo 130 trimestral: pago fraccionado a cuenta del IRPF. Lo presentas si estás en estimación directa y no tienes el 70 % de tus ingresos sometidos a retención.
• Modelo 303trimestral: declaración del IVA. Aquí está la buena noticia — las clases particulares de materias incluidas en planes de estudios oficiales están exentas de IVA por el artículo 20.Uno.9.º de la Ley 37/1992 del IVA. Si todas tus clases son enseñanza reglada (ESO, Bachillerato, conservatorio, EOI, idiomas con titulación oficial), normalmente no presentas el 303 ni repercutes IVA en tus facturas.

Conviene matizar: la exención del 20.Uno.9.º cubre clases sobre materias incluidas en algún plan de estudios del sistema educativo español. Si das clase de programación creativa o de un instrumento sin titulación reglada, el criterio puede ser distinto y merece la pena revisarlo con tu asesor.

Cómo te afecta cada cosa según tu cliente

Esta es la tabla que más rato ahorra cuando uno se sienta a leer artículos como este. Cuatro escenarios habituales en clase particular, dos columnas críticas. Datos a mayo de 2026.

Si tu lista de clientes son sólo padres de alumnos, en la práctica la única normativa nueva que te afecta es Verifactu, y todavía tienes 14 meses por delante. Si combinas particular con academia o empresa, te tocan las dos, aunque con un año de margen entre una y otra.

Plan de acción para 2026 (lo que sí merece la pena hacer este año)

Aprovechar julio de 2027 como deadline real, no inventarse uno antes. Esto es lo que recomendamos a los profesores que nos escriben con la misma pregunta que Carmen.

Antes del verano de 2026: revisa tu sistema actual

Mira con qué emites las facturas hoy y clasifícalo en uno de estos tres grupos:

• Word, plantilla de Drive o Excel: no servirá para Verifactu. Necesitas migrar antes de julio de 2027.
• Software de facturación (Quipu, Holded, Billin, FacturaScripts, Contasol, Sage, etc.):abre su web hoy mismo y busca «Verifactu» en su FAQ o blog. Todos los proveedores serios tienen ya un comunicado público sobre el calendario de adaptación. Si el tuyo no lo tiene, tómalo como mala señal y considera cambiar.
• App de notas y bizum: técnicamente no estás emitiendo facturas formales. Si tu actividad lo exige (factura solicitada por el cliente, deducciones, profesionales que te pagan vía empresa), necesitas pasarte a un software con factura legal cuanto antes.

Opciones realistas si necesitas migrar

Tres opciones contrastadas a mayo de 2026, ordenadas de menos a más coste para un profesor particular con pocas facturas al mes:

• FacturaScripts (facturascripts.com): software libre, instalación local o hosting propio. Compromiso público con Verifactu. Coste: cero, pero requiere instalación y mantenimiento propio. Apto si te manejas con un poco de informática.
• Aplicación gratuita de la AEAT: la propia AEAT ha anunciado que ofrecerá una aplicación básica gratuita compatible con Verifactu, pensada para autónomos con poco volumen. Aún no está disponible al público en mayo de 2026, pero es el paracaídas oficial para quien sólo emite unas pocas facturas al mes.
• SaaS comercial (Quipu, Holded, Billin, Declarando): interfaz cuidada, plan gratuito o de pocos euros para volúmenes bajos, todos con calendario público de adaptación a Verifactu. Coste habitual para un autónomo: entre 0 y 15 € al mes según el plan. Recomendable si quieres pagar a alguien por mantener el cumplimiento al día sin pelearte con servidores.

Lo que NO necesitas hacer todavía

Igual de útil que la lista de cosas a hacer es la de cosas que no:

• Pagar suscripciones premium de software de facturación si emites menos de 10 facturas al mes. Los planes gratuitos o el de la AEAT cubren tu caso.
• Cambiar tu modelo de cobro.Bonos prepago, suscripciones mensuales, pagos por sesión — todo eso es independiente de Verifactu y Crea y Crece. Lo que cambia es el software con que emites el documento, no la lógica de tu negocio.
• Anticiparte a Crea y Crece si todos tus clientes son particulares. La factura electrónica B2B no te aplica. Punto.
• Confundir Verifactu con factura electrónica obligatoria: son dos cosas. Verifactu regula el software; Crea y Crece regula el formato del documento entre empresas. Tu PDF tradicional puede seguir siéndolo (al padre/madre) si el software con el que lo generas cumple Verifactu.
• Migrar antes de saber si tu proveedor actual se adapta. Si ya pagas Quipu, Holded o cualquier SaaS español serio, lo más probable es que ellos hagan el trabajo y tú no notes nada. Espera su comunicado oficial antes de saltar.

Y entonces, ¿dónde encaja tusalumnos en todo esto?

Conviene ser muy claro porque es la pregunta que más recibimos cuando hablamos de fiscalidad: tusalumnos no es un software de facturación y no pretende serlo. No emitimos facturas legales, no remitimos nada a la AEAT, no llevamos tu Modelo 130 ni tu 303. Eso es trabajo de tu gestoría y del software de facturación que decidas usar (Quipu, Holded, FacturaScripts, la app de la AEAT cuando salga, lo que prefieras).

Lo que sí hacemos es darte el registro real de tu actividad: qué sesiones se han impartido, qué importes se han cobrado, qué fechas, qué alumno y por qué concepto. Esos datos — hoy probablemente repartidos entre el calendario, una hoja de Excel y los chats de WhatsApp — son exactamente la materia prima que tu gestoría o tu software de facturación necesitan para emitir la factura correcta y justificar tus ingresos.

En la práctica, un profesor que usa tusalumnos para cobrar y llevar bonos exporta cada trimestre el resumen de transacciones con fecha, alumno, concepto e importe, y lo pasa a su gestoría o a su programa de facturas. La factura formal sigue saliendo de Quipu o Holded, con QR Verifactu cuando toque, pero los datos que la alimentan son los tuyos, ordenados, sin tener que reconstruirlos de memoria.

Errores frecuentes que vemos en este tema

Tres patrones repetidos, sacados de las conversaciones que tenemos cada semana con profesores autónomos:

• «Como Verifactu se ha aplazado, no hago nada.» Mal. Aplazado significa 14 meses, no «nunca». Es buen momento para decidir software con calma, no para olvidarse del tema.
• «Mi gestor me dice que cambie ya.»Pregunta a tu gestor por qué exactamente. Algunos gestores empujan a sus clientes a programas con los que tienen comisión. Otros simplemente son prudentes. Pide la fecha legal concreta y el artículo del Reglamento que la fija — si no sabe responderte, busca segunda opinión.
• «Hago factura electrónica obligatoria a mis padres.» No estás obligado y, francamente, complicas a un padre que sólo quiere un PDF para los Hermanos del Banco que le devuelven el IRPF. La Ley Crea y Crece es B2B. Si quieres mandar la factura por correo electrónico en PDF, sigue siendo perfectamente legal.

Antes de cerrar la pestaña

Resumen para llevarte: en mayo de 2026, como profesor particular autónomo, tienes margen. Verifactu es real, pero llega en julio de 2027. La factura electrónica B2B (Crea y Crece) probablemente no te aplicasi tus clientes son padres y alumnos. La exención de IVA del artículo 20.Uno.9.º LIVA sigue ahí para clases regladas. Lo único que merece la pena hacer este año es comprobar que tu software de facturación — o tu plantilla de Word — tiene un plan claro para adaptarse antes del verano de 2027.

Si todavía estás llevando la contabilidad en Excel y los pagos en WhatsApp, este es el momento de ordenar primero el día a día. Nuestra guía sobre dejar de usar Excel para clases particulares cubre el primer paso, y la de llevar la cuenta de las clases particulares explica cómo separar el registro operativo del fiscal, que es justo lo que te ahorrará dolores cuando llegue Verifactu y tu gestoría te pida los datos limpios. Para el marco completo de organización, calendario, pagos y comunicación, la guía de gestión de clases particulares cubre los cinco pilares que un profesor autónomo necesita tener bajo control en 2026.