Grabar clases particulares online: RGPD y consentimiento

Elena da clases de inglés online a 18 alumnos. Uno de ellos, Marcos, le pide que grabe las sesiones para poder repasar en casa. Elena quiere ayudarle, pero no sabe si puede hacerlo legalmente: ¿necesita firmar algo? ¿Dónde guarda los vídeos? ¿Cuánto tiempo puede tenerlos? ¿Y si la madre de otro alumno, que es menor, se opone?

Esta guía responde a todas esas preguntas con criterio práctico y ejemplos reales para profesores particulares que imparten clases por Zoom, Google Meet o cualquier otra plataforma.

¿Es legal grabar clases particulares online en España?

La respuesta corta es sí, con las condiciones adecuadas. La respuesta larga requiere entender por qué el RGPD entra en escena.

Cuando grabas una videollamada de clase, captas la imagen y la voz del alumno. Según elReglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), la imagen y la voz de una persona son datos personales. Esto significa que, para tratarlos —y grabar cuenta como tratamiento—, necesitas una base legal válida.

Para los profesores particulares, la base legal más natural y práctica es elconsentimiento del interesado (art. 6.1.a del RGPD). No vale un “sí” de pasada: debe ser una manifestación libre, específica, informada e inequívoca (art. 4.11). El RGPD no obliga a que sea por escrito, pero sí obliga a que puedas demostrar que el alumno consintió (art. 7.1). Por eso lo práctico es pedirlo y guardarlo por escrito: un mensaje de WhatsApp o un email bastan.

Si el alumno es menor de 14 años, el consentimiento debe darlo su padre, madre o tutor legal (art. 7 de la LOPDGDD). Para alumnos de 14 o más años, el alumno puede darlo directamente, aunque comunicárselo a sus padres es buena práctica.

¿Qué pasa si grabas sin consentimiento?

Tratar datos personales sin base legal es una infracción del artículo 6 del RGPD. El artículo 83.5 fija para ella multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual, la cifra que sea mayor. Ese techo está pensado para grandes empresas: a un particular o a un autónomo, la AEPD le impone cantidades muy inferiores.

Inferiores no significa simbólicas. En 2024 la AEPD confirmó una multa de 10.000 € a una formadora que había usado el vídeo de una alumna, grabado en una sesión por Zoom, para captar clientes nuevos. Ella alegó que la alumna había consentido al entrar en la sesión de Zoom, y la AEPD respondió que conectarse a una videollamada no es consentir el uso posterior de la grabación (lo recoge Confilegal, 13 de marzo de 2024). Es justo el error que esta guía te ayuda a evitar.

Qué información debes incluir al pedir consentimiento

Un consentimiento válido no es solo “¿puedo grabarte?”. El RGPD exige que informes al alumno (o a sus padres) de lo siguiente:

• Quién eres: tu nombre completo y datos de contacto.
• Para qué usarás la grabación: por ejemplo, para que el alumno pueda repasar o para archivo propio del profesor. Sé específico; no uses fórmulas genéricas.
• La base legal: que grabas porque el alumno (o sus padres) te da su consentimiento, y que grabar es voluntario: si dice que no, las clases siguen igual.
• Durante cuánto tiempo conservarás el vídeo: indica un plazo concreto (por ejemplo, “hasta el fin del curso” o “90 días desde cada grabación”).
• Con quién la compartirás: si no la compartirás con nadie, dilo explícitamente. Si prevés compartirla con los padres del alumno, indícalo también.
• Los derechos del alumno: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición. Debe saber que puede pedir el borrado en cualquier momento.
• El derecho a retirar el consentimiento: puede retirarlo cuando quiera, y retirarlo tiene que ser tan fácil como darlo. Un mensaje basta.
• El derecho a reclamar ante la AEPD: si cree que no has tratado bien sus datos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Esta lista sale del artículo 13 del RGPD, que enumera lo que debes contar a quien le pides datos. Si falta alguno de estos puntos, el consentimiento no está bien informado.

Puedes usar este texto de ejemplo para enviar por WhatsApp o email antes de la primera clase que vayas a grabar:

Guarda esta respuesta escrita. Si alguna vez hubiera una reclamación, ese mensaje —conservado en tu historial de WhatsApp o email— es tu respaldo legal.

¿Puedes grabar sin que el alumno aparezca en cámara?

Aquí hay una distinción importante. Si grabas solo tu pantalla y tu voz, sin captar la imagen ni la voz del alumno, el RGPD no aplica de la misma manera, porque no estás tratando datos personales de terceros.

Muchos profesores usan este enfoque: comparten pizarra o presentación, hablan ellos, y el alumno solo escucha. En ese caso la grabación es tuya y no necesitas consentimiento del alumno, siempre que en pantalla no aparezcan su nombre, sus ejercicios o tus correcciones: eso también son datos suyos.

En cambio, en cuanto el alumno activa su cámara o su micrófono y eso queda grabado, ya estás tratando sus datos y el consentimiento es obligatorio.

Menores de edad: cómo gestionar el consentimiento

Si das clases a alumnos de menos de 14 años, la comunicación y el consentimiento deben ir dirigidos expresamente a los padres o tutores legales, no al menor. Un “sí” del niño en una llamada no tiene validez legal.

Prácticamente, esto significa:

• Enviar la solicitud al número o correo de los padres, no al del menor.
• Asegurarte de que la respuesta la da el padre, la madre o el tutor (no el propio alumno escribiendo desde el teléfono de sus padres).
• Indicar en el mensaje que el consentimiento se solicita en su condición de tutores legales del menor.

El esquema es el mismo que el del consentimiento para escribir por WhatsApp a alumnos menores: primero informas, luego el tutor acepta, y guardas el registro.

Cuánto tiempo puedes conservar las grabaciones

El RGPD no establece plazos fijos para este tipo de grabaciones, pero exige el principio delimitación del plazo de conservación: no puedes guardar los datos más tiempo del necesario para la finalidad declarada.

Para un profesor particular, los plazos razonables son:

• Repaso del alumno: 30-90 días desde cada grabación, o hasta el final del curso (lo que ocurra antes). Pasado ese tiempo, el alumno ya habrá tenido oportunidad de revisarla.
• Archivo del profesor: si las guardas para ti (por ejemplo, para revisar tu metodología), el plazo puede ser mayor, pero debes haberlo declarado en el consentimiento.
• Prueba de trabajo realizado: si las guardas para justificar horas ante una empresa o familia, consérvala hasta que se confirme el pago, y bórrala después.

El plazo que elijas debe coincidir con lo que informaste en la solicitud de consentimiento. Si dijiste “90 días” y las tienes dos años, estás incumpliendo aunque el consentimiento existiera.

Dónde guardar las grabaciones de forma segura

Guardar grabaciones en el escritorio sin contraseña o en un grupo de WhatsApp no es una práctica segura. Algunas opciones ordenadas de menor a mayor coste:

• Ordenador personal con contraseña de usuario: mínimo aceptable. Si el ordenador es compartido, no es suficiente.
• Carpeta encriptada local: herramientas como VeraCrypt (gratuito) permiten crear un contenedor cifrado para los vídeos.
• Google Drive o OneDrive con carpeta privada: cómodo y accesible. Asegúrate de que la carpeta no esté compartida con nadie.
• Nube de pago con cifrado: Tresorit o ProtonDrive ofrecen cifrado de extremo a extremo, lo más seguro para datos de menores.

Evita compartir las grabaciones por WhatsApp: una vez enviada, pierde todo control sobre quién la tiene. Si el alumno pide acceso, mejor un enlace privado de Drive con caducidad.

Herramientas para grabar clases online: cuál elegir

La mayoría de plataformas de videollamada permiten grabar directamente, sin software externo. Estas son las más usadas entre profesores particulares:

• Zoom: grabación local en el plan gratuito o en la nube con un plan de pago. La grabación local guarda el archivo en tu ordenador directamente. Avisa automáticamente a los participantes cuando activas la grabación, lo cual es buena práctica. Ojo: desde 2022, el plan gratuito corta todas las reuniones a los 40 minutos, también las de dos personas.
• Google Meet: la versión gratuita no graba. En los planes de Google Workspace, la grabación empieza en Business Standard; el plan más barato, Business Starter, no la incluye. El archivo se guarda en el Google Drive del organizador.
• Microsoft Teams: con una cuenta gratuita sin suscripción no puedes grabar. Para grabar necesitas Microsoft 365 Personal, Familia o Premium. La grabación se guarda en la nube durante 30 días y después caduca, así que descárgala antes si la necesitas.
• OBS Studio: software gratuito y de código abierto. Más técnico, pero permite grabar cualquier plataforma y con más control sobre calidad y formato. Ideal si das muchas clases grabadas.
• Loom: grabación de pantalla más webcam en formato vídeo asíncrono. Útil para enviar explicaciones grabadas al alumno sin necesidad de estar en directo.

Si ya pagas Zoom Pro, Zoom con grabación local es la opción más práctica: avisa automáticamente al alumno y el vídeo queda en tu ordenador sin pasar por servidores de terceros. Si no quieres pagar, el límite de 40 minutos del plan gratuito corta una clase de una hora; en ese caso, una videollamada gratuita de Google Meet grabada con OBS Studio consigue lo mismo. Como OBS no avisa a nadie, di en voz alta al empezar que vas a grabar.

Qué hacer si el alumno no quiere que le graben

Debes respetar su decisión sin presionarle. El consentimiento debe ser absolutamente libre: si no existe, no puedes grabar. Punto.

En la práctica, puedes ofrecer alternativas que sirvan el mismo propósito sin grabación:

• Compartir pantalla sin cámara: graba solo tu pizarra digital o presentación, sin captar al alumno.
• Notas de clase en PDF: al terminar cada sesión, envía un resumen con los puntos trabajados, ejercicios y correcciones.
• Vídeos pregrabados de explicación: grábate tú explicando el contenido, sin el alumno, y compártelos por Loom o Drive.
• Fotos de la pizarra: si usas pizarra compartida, una captura al final de clase sirve de repaso.

Qué hace tusalumnos.com con el consentimiento (y qué no)

Conviene decirlo claro: tusalumnos.com no registra el consentimiento para grabar. Ese lo documentas tú, con la plantilla de arriba, y guardas la respuesta del alumno o de sus padres en tu WhatsApp o tu correo.

Lo que sí registra es el consentimiento para recibir mensajes por WhatsApp. Cuando das de alta a un alumno con su teléfono, tusalumnos.com le envía una solicitud y el alumno responde ACEPTO. En la ficha de cada alumno ves en qué punto está: sin solicitar, pendiente, activo (con la fecha en que aceptó) o revocado. Si sigue pendiente, la reenvías con un botón desde la propia ficha.

La guía completa sobre RGPD y WhatsApp con alumnos explica ese consentimiento a fondo, incluido el caso de los menores. Y si das clases particulares online, en la ficha del alumno puedes guardar también el enlace de su videollamada, para que cada clase que le programes lo lleve ya puesto.

Resumen: los cinco pasos para grabar con seguridad legal

1. Informa antes de grabar: envía la solicitud de consentimiento por escrito, con todos los detalles (finalidad, base legal, plazo, destinatarios, derechos y cómo retirar el consentimiento).
2. Obtén la respuesta escrita: un “sí, de acuerdo” por WhatsApp o email sirve. Guárdalo.
3. Activa el aviso de grabación: plataformas como Zoom avisan automáticamente; si la tuya no lo hace, dilo tú al inicio de la sesión.
4. Almacena de forma segura: carpeta con contraseña, Drive privado o solución con cifrado. Nunca en grupos de WhatsApp.
5. Respeta el plazo y borra: cuando llegue la fecha que declaraste, elimina los archivos. No los conserves “por si acaso”.

El RGPD no es un obstáculo para grabar: es un marco que protege a tus alumnos y a ti. Seguirlo correctamente te da seguridad legal y genera confianza con las familias, especialmente cuando trabajas con menores.

Si ya llevas el control de asistencia y los pagos de tus clases particulares de forma organizada, guardar los consentimientos de grabación junto a ese registro es el siguiente paso natural para tener una actividad docente completamente en orden.